弊所『障がい者ITサポートおきなわ』の主な業務の一つに『データ入力』がある。
アンケート用紙に回答された内容をエクセルなどのソフトに記録したり、
ホテルの宿泊者情報を専用のソフトに登録したり、
あるいは試験の回答を記録したりと、入力する内容は様々である。
『入力するだけだから簡単な作業でしょ？』
とよく聞かれますが...
それほど単純ではない。
以下はアンケート入力・集計をエクセルで行う場合の作業工程です。
作業工程
- 原本のチェックとナンバリング
- 入力規則の策定
- 集計表のフォーマット策定
- 入力フォームと集計表の作成
- 入力作業
- チェック作業
- 集計前のデータチェック
- 自動計算で出せないデータの集計
- 集計表最終調整
- 成果物最終チェック＆納品
もちろん依頼内容にもよるが、
ザックリ書いただけでもこれだけの工程が挙げられる。
もちろん、それぞれの作業工程の中でさらに細かい作業がわんさかある。
アンケートの回答はキレイじゃない！
例えば、
５．の入力作業では、
２．の入力規則でいくら入力の仕様をきっちり決めても、
予想もしない回答が出てくる。
『１つだけ選んで下さい』という質問に全部◯をするようなパターンはよくあるので、
あらかじめ入力規則でそのような回答があった場合のデータの入力の仕方を決めておくが...
回答欄の欄外に回答らしき記述があったり
（何で用意された欄に書かないで、わざわざ狭いスペースに書くの？？？）、
選択問題で『選択肢に◯をして下さい』と指示しているのに、
その他という自由記述用の回答欄に選択肢の番号を書き出していたり
（これは自由記述？それとも選択してるつもり？）、
『１～４の選択肢のいづれかに◯をして下さい』の設問に対して、
１～２や１～４の間に線を引いただけの回答があったり
（どっちなんだよ～！）、
『なりたい職業を書いて下さい』の設問に、
「個人情報なので言えません」とか「ヒ・ミ・ツ」書いてあったり
（じゃあ、書くな！）、
記録の方法や記録していいのか無視していいのか分からない記述が大量に出現する(^^;;
こういうのをいちいちクライアントに確認しながら入力作業を進めることになる。
自由すぎる回答に翻弄（ほんろう）される入力スタッフ
また、８．自動計算で出せないデータの集計では、
エクセルの関数等で自動集計できないデータを手作業で処理する。
例えば、『なりたい職業』を自由記述するような設問があると、
お菓子職人、パテシエ、パティシエール、お菓子屋さん
先生、教師、国語教師、学校の先生、小学校の先生
野球（またはサッカー）選手、プロ野球選手、プロ野球関係、スポーツ選手
などなどなど...
同じ職業がいろいろな表現で書いてくる(^^;;
これらは自動集計ができないので、
統一の表記を決め、
回答をその統一表記に直し、
その上で集計をしていく必要がある。
急な大量注文に大慌てで対応
アンケートの作業はどこかの報告書に掲載するために依頼される場合が多い。
当然、報告書には報告期限があり、
よってアンケート入力・集計の仕事も常に納期を伴っている。
先日も大量のアンケートが入ってきたが、
与えられた猶予は1日半！
通常の入力スタッフだけではとても終われない！
ということで、
急遽、他の作業に当たっているスタッフも総動員して、
入力作業を行い、
無事納期内に納品することができた＼(^O^)／
データ入力作業は時間のムダ！
単純なデータ入力作業と言っても、
前述の通り、いろいろと時間がかかります。
多くの企業は経費節約のために自前で入力作業をやったりしますよね。
でも、それってホントに経費節約になってますか？
本来の業務（お金になる業務）を履行する時間を割いて、
このような作業を行うと、
それだけでコストになってしまいます。
このような作業はできる所に振ってしまい、
本来の収益を上げる仕事に専念した方が企業にとってはメリットが大きいのでは？
ITサポートおきなわに振ってダブルのメリット
仕事を振るのであれば、
社会貢献できる方法を選択されてはいかがでしょうか？
現在の企業に求められているのは、
様々な面で社会に還元・貢献できること。
一方で、
一定のスキルはあり、仕事もしたいが、
体力面や精神面、生活面などなどいろいろな要因で
一般企業で働くことが難しい障がいをお持ちの方々がおり、
人手不足が深刻化する中で、
これらの潜在的労働力の掘り起こしが急務となっています。
弊所もそうですが、
障がい者就労支援施設ではこのような方々に就労に関する訓練や実務を通して、
一般企業での就労を後押しする活動を行なっています。
このような事業所に御社のお仕事を振っていただくことで、
- 御社の生産効率のアップ
- 社会貢献で信頼される企業イメージのアップ
の二重のメリットを得ることができます。
現在、自社内で行っているこのような作業があれば、
是非、障がい者ITサポートおきなわへご相談下さい！
